KI-Dokumentenanalyse

Durch den Einsatz einer KI-Lösung kann SPIE den Prozess der Wartungsaufträge automatisieren. Das macht die manuelle Benennung, Sortierung und Stundenerfassung überflüssig und reduziert die Bearbeitungszeit sowie die Kosten deutlich.

Die Ausgangssituation bei SPIE war durch einen zeitaufwendigen und manuellen Prozess geprägt. Manuelle Wartungsaufträge, die digital in das Kundensystem übermittelt wurden, mussten händisch bearbeitet werden. Dieser Prozess war fehleranfällig und ressourcenintensiv. Um diese Herausforderungen zu adressieren, wurde das Projekt ins Leben gerufen, um eine effizientere und modernere Lösung zu entwickeln.

Im Rahmen des Projekts wird eine KI-basierte Lösung implementiert, die den Prozess ab dem Punkt der ausgefüllten Wartungsprotokolle automatisiert. Die KI analysiert und sortiert die eingescannten Wartungsdokumente, die zuvor manuell bearbeitet werden mussten. Dabei unterscheidet die KI automatisch zwischen Kundendokumenten und SPIE Dokumenten und extrahiert relevante Daten wie Auftragsnummern, Ausführungszeiträume und Arbeitsstunden. Daraus erstellt sie Export-Dateien für die Weiterverarbeitung. Dokumente, die nicht eindeutig analysiert werden können, landen in einem Fehlertopf und dienen gleichzeitig zur weiteren Verbesserung und Schulung des KI-Systems.

Die Innovation des Use Cases liegt in der Automatisierung eines bisher manuellen Prozesses durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, verringert die Fehleranfälligkeit und eliminiert die Notwendigkeit eines externen Dienstleisters

Die Lösung wird derzeit getestet und zeigt vielversprechende Ergebnisse. Durch die Automatisierung konnte der Prozess KPI-relevant beschleunigt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Auftragszentrale entlastet werden. Die neu eingeführte KI-Lösung ermöglicht es, Ressourcen effizienter zu nutzen und gleichzeitig die Qualität der Datenverarbeitung zu verbessern. Die Implementierung markiert einen wichtigen Schritt hin zu einer digitalisierten und zukunftssicheren Prozesslandschaft bei SPIE.

Laufzeit:
Testlauf Mai 2024 - offen

Kontakt:
Stephan Streckwaldt
stephan.streckwaldt@spie.de

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