Smart Office - der Arbeitsplatz der Zukunft

Vom Büro-Arbeitsplatz der Zukunft erwarten Mitarbeitende, dass ihnen beste Arbeitsbedingungen, Flexibilität und Sicherheit geboten werden, um produktiv und effizient arbeiten zu können. Im Smart Office können sie genau diese Bedingungen erleben. Doch was ist eigentlich ein Smart Office und wie funktioniert es?

Das wissen die Experten Dan Fischer, Niederlassungsleiter Berlin sowie Tobias Blattmann, CTO und Leiter Strategie & Digitalisierung – beide aus dem Geschäftsbereich Information & Communication Services bei SPIE Deutschland & Zentraleuropa.

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Und was steckt hinter dem Begriff Smart Office?
Energie sparen, mehr Komfort am Arbeitsplatz, mehr Sicherheit: Der Arbeitsplatz der Zukunft überlässt diese Aufgaben nicht mehr den Mitarbeitenden oder Organisationsplanern – er „denkt mit“ und findet wie von selbst die optimalen Lösungen. Es gibt im Smart Office eine Infrastruktur, in der alle Systeme intelligent miteinander zu einem „Internet of Things“ (IoT) oder Internet der Dinge vernetzt werden. Im Mittelpunkt steht dabei eine IoT-Plattform, die Sensoren im Raum nutzt, um Gebäude- und Umgebungsdaten zu sammeln und diese auszuwerten, um anschließend automatisch die passenden Vorgänge in der Gebäudeautomation auszulösen.

Wie funktioniert das genau, Herr Fischer?
Indem die IoT-Plattform in Wechselwirkung mit Drittsystemen tritt. Nehmen wir ein konkretes Beispiel, in dem eine Connected-Lighting-Lösung über zahlreiche Sensoren Werte zur aktuellen Raumsituation wie Beleuchtung, Belüftung, Luftfeuchte oder Temperatur sowie die Anwesenheit von Mitarbeitenden generiert und an die IoT-Plattform zurückspielt. Dort werden dann die entsprechenden Vorgänge der Gebäudeautomation wie die Steuerung der Heizung, Kühlung oder Verschattung ausgelöst.

Richtig. Eine manuelle Anpassung ist zwar möglich, aber grundsätzlich nicht nötig.

Und wie könnte die Raumsituation manuell an die Bedürfnisse eines Nutzers angepasst werden?
Mithilfe der Signify Workspace App haben Mitarbeitende die Möglichkeit, die Raumsituation manuell über ihr Smartphone an ihre Bedürfnisse anzupassen – etwa das Licht an ihrem Arbeitsplatz abzudunkeln oder die Heizung wärmer zu stellen. Möglich ist zudem, dass sie über die App freie Räume buchen und sich zu diesen navigieren lassen. Mit diesem Konzept können Arbeitsplätze sehr flexibel genutzt werden.

Das klingt effizient.
Ist es auch. Für Räume, die nicht gebucht sind, entfallen automatisch Beleuchtung, Heizung und Reinigung. 70 Prozent der Fläche reichen unserer Erfahrung nach typischerweise so für 100 Prozent der Mitarbeitenden, ohne dass sie dies als Mangel an Arbeitsstationen wahrnehmen. Durch das Auswerten der raumbezogenen Daten wird deutlich, wie hoch die Auslastung eines Raumes ist. Die Daten aus den Sensoren werden ständig evaluiert und für eine effiziente Objektbewirtschaftung genutzt.

Indem durch die Einbindung einer innovativen und offenen Collaboration-Plattform keine Inseln oder Kommunikations-Brüche mehr entstehen. An jedem integrierten Device, ob Arbeitsplatzrechner, Mobiltelefon oder Smart-Board im Besprechungsraum, sind die gesamten smarten Lösungen ohne Einschränkung verfügbar. Zum Beispiel ist ein Cisco Webex Board die Grundlage der digitalen Kommunikation und Präsentation an den Arbeitsplätzen und gleichzeitig systemübergreifend mit der IoT-Plattform verbunden. Sobald beispielsweise die Sensoren melden, dass die Raumluft nicht mehr den definierten Werten entspricht, können die Raumnutzer über die Boards gewarnt werden und zugleich wird der Luftaustausch über die Klimaanlage automatisch erhöht. Zusätzlich kann durch die Integration von Web-Apps auf den Boards eine Bedienung der Raumparameter erfolgen und jeder Mitarbeitende kann sich seine individuelle Arbeitsumgebung schaffen. Der Arbeitsplatz der Zukunft bietet somit auch eine hohe Sicherheit und ist sehr benutzerfreundlich. 

Wie spannend! Setzen Sie solche Projekte bereits um oder ist dies noch Zukunftsmusik?
Wir haben diese Technik bereits 2017 in eigenen Büroräumen und anschließend bei dem Betreiber einer Online-Buchungsplattform für Freizeitaktivitäten erfolgreich installiert. Auch die Bayer AG hat uns in diesem Jahr mit der Konzeptionierung und Installation eines mit modernster Technik ausgestatteten Pilot-Showrooms, basierend auf einer IoT-Plattform, beauftragt. Dieser wurde in der Zwischenzeit mit großem Erfolg an den Kunden übergeben. Angedacht ist dort, mit dem Muster-Büro Erfahrungen zu sammeln und es dann auf weitere Standorte und Einzelprojekte auszurollen. 

Warum ist SPIE der geeignete Partner für die Realisierung eines Smart Office?
Weil wir eine modulare Lösung aus einer Hand liefern können. Die Infrastruktur ist in der Lage, sich sowohl an die Büronutzer als auch an die Situation anzupassen. Dahinter steckt ein modulares Konzept mit standardisierter Technik, so dass wir adaptiv Lösungen für weitere Kunden realisieren können. Wir bündeln als Multitechnik-Dienstleister bei so einem Auftrag die vorhandenen Kompetenzen aus den Bereichen IT, Gebäudeautomation und Facility Management. Wir haben den 360-Grad-Blick und stellen gemeinsam mit unseren Partnern und Kollegen die innovativsten Mechanismen zusammen, um ein hochtechnisches virtuelles Produkt zu schaffen. 

Vielen Dank für das Gespräch!