Digital: Robotic Process Automation
Bei Robotic Process Automation handelt es sich um Softwareroboter. Diese nutzen die vorhandene, unveränderte Anwendungslandschaft und bedienen Datenbanken, CRM- und ERP-Systeme sowie Office-Dokumente über die Anwenderschnittstelle nach festgelegten, flexibel änderbaren Regeln. Zudem können sie Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen transferieren.
Seit 2018 nutzen wir bei SPIE Robotic Process Automation bereits für unsere Facility Management Prozesse. Denn das moderne Gebäudemanagement ist nur so gut, wie die Qualität der Daten eines Gebäudes. Die zuverlässige Pflege aktueller Daten in das Kundensystem ist die Basis für die Qualität unserer Dienstleistungen. Zugleich ist die Pflege der SPIE Systeme unerlässlich für die effiziente Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Unsere selbstentwickelte Lösung auf Basis der RPA-Technologie ermöglicht die automatisierte Datenaktualität beider Systeme. Dafür wurden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Key User in die Anwendung eingewiesen und sind Ansprechpartner für regionale Kunden. Anforderungen werden gemeinsam durchgesprochen und Projekte direkt umgesetzt.
Seitdem entwickeln wir kontinuierlich neue Softwareroboter-Lösungen. Mithilfe einer automatischen Zuweisung zugehöriger Wartungsprotokolle ist es uns gelungen, dass Wartungsaufträge direkt und ohne zusätzlichen Aufwand per E-Mail beantwortet werden können. Zuvor mussten die einzelnen Protokolle händisch in die entsprechenden E-Mails eingefügt und nacheinander beantwortet werden. Zudem haben wir eine bestehende RPA-Lösung bei einem Kunden weiterentwickelt. Durch die Erweiterung der Anwendungsinfrastruktur, werden zukünftig alle für den Gebäudebetrieb relevanten Unterlagen – seien es Wartungs- oder Begehungsprotokolle – durch den Softwareroboter im zentralen Dokumentenmanagementsystem abgelegt und somit auch für unseren Kunden verfügbar gemacht.
Durch den Einsatz von RPA können wir unsere Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. Zudem erreichen wir eine höhere Datenqualität und Fehler werden deutlich reduziert.
Neben unseren Facility Management Prozessen kommt Robotic Process Automation auch in anderen Bereichen des Unternehmens zum Einsatz. So ersetzt RPA beispielweise die händische Einzelüberprüfung auslaufender Zertifizierungen in unserer hauseigenen Plattform für Nachunternehmer oder ermöglicht die automatische Einrichtung neuer User-Accounts für den SPIE Webshop – sowohl initial als auch im laufenden Betrieb.
„Durch den Einsatz von RPA können wir unsere Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. Zudem erreichen wir eine höhere Datenqualität und Fehler werden deutlich reduziert“, erklärt Jens Weinitschke von SPIE Deutschland & Zentraleuropa.
In einem nächsten Schritt soll Robotic Process Automation für weitere Prozessautomatisierungen eingesetzt werden, unter anderem bei der Datenmigration in unser Finanz- und Rechnungswesensystem.
- Höhere Automatisierung durch standardisierte Middleware, um Drittsysteme anzubinden
- Höhere Datenqualität und Fehlerreduktion bei der Übertragung von Datenbankautomatisierung durch RPA
- Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit durch Standards, die im Angebotsprozess berücksichtigt werden können
- Erhöhte Kundenbindung
