Datenschutzhinweise SPIE SAG GmbH
Datenschutzhinweise für Kunden, Geschäftspartner und Interessenten (B2B-Bereich)
Im Folgenden informieren wir Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“) im Rahmen Ihrer Geschäftsbeziehung zu SPIE und klären Sie über die Ihnen zustehenden Rechte auf.
1. Verantwortlicher i.S. d. DSGVO
SPIE SAG GmbH
Balcke-Dürr-Allee 7
40882 Ratingen
E-Mail: kontakt@spie.de
(nachfolgend „wir“, „unser“)
2. Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail unter: Datenschutz.SPIE-SAG@spie.com.
3. Verarbeitung Ihrer Daten
a. Verwaltung von Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten
Zur Verwaltung unserer Kunden, Geschäftspartner und Interessenten verarbeiten wir die Angaben zu Ihrem Unternehmen (insbesondere Anschrift, ggf. Niederlassungen, vertretungsberechtigte Personen und deren Kontaktdaten; nachfolgend „Firmendaten“) sowie Angaben über die jeweiligen Ansprechpartner (insbesondere Namen, Position, berufliche Kontaktinformationen; nachfolgend „Kontaktdaten“) und etwaige Kommunikation mit Ihnen.
Wir nutzen diese Daten zur Korrespondenz mit Ihnen sowie um bei der Kontaktaufnahme den passenden Ansprechpartner zu erreichen, Ihre Anliegen sachgerecht zu bearbeiten und unsere Geschäftsbeziehung zu pflegen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern und soweit die Verarbeitung der Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung von Ihnen initiierter vorvertraglicher Maßnahmen, etwa im Rahmen einer einem potenziellen Vertragsabschluss vorausgehenden Angebotsphase o.ä., erforderlich ist. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der effizienten Verwaltung von Daten von Geschäftspartnern und der Kontaktpflege gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Daten von Interessenten löschen wir 6 Monate nach letztmaliger Kontaktaufnahme, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Datenspeicherung besteht.
b. Vertragsmanagement und Abrechnung
Wir verarbeiten die im Rahmen des vertraglich geschuldeten Leistungsumfangs erforderlichen Daten insbesondere zur Durchführung von Geschäftsbeziehungen, zum Abschluss von Verträgen, zur Abwicklung von Bestellungen und Aufträgen, für Lieferungen oder Serviceleistungen sowie zur Durchführung von Analysen und Auswertungen.
Im Rahmen der Abrechnung erfassen wir Informationen zu Angeboten, Aufträgen, erbrachten Leistungen und Rechnungsposten sowie Angaben zu Bankverbindungen. Dabei können auch Kontaktdaten verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert, mindestens jedoch solange, wie es für die gesetzlichen und buchhalterischen Pflichten erforderlich ist.
c. Controlling und Reporting
Wir verwenden Ihre Angaben zu Aufträgen, erbrachten Leistungen und Rechnungsposten auch für die interne Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling und das interne Reporting, das unserer Unternehmenssteuerung und -planung dient. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
d. Werbliche Nutzung, Marketing, Umfragen
Wir verwenden Ihre Firmen- und Kontaktdaten sowie ggf. weitere Angaben zu bisherigen Aufträgen, um Ihnen für Sie relevante Informationen zu unseren Dienstleistungen (z.B. Neuigkeiten, Aktionen und Angebote) sowie Umfragen per E-Mail oder postalisch zukommen zu lassen.
Insbesondere auf Veranstaltungen und Messen erheben wir Ihre Kontaktdaten zur werblichen Ansprache. Zudem führen wir gelegentlich Umfragen zur Verbesserung unserer Dienstleistungen auf Messen durch.
Rechtsgrundlage ist, je nach Werbemaßnahme, entweder Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse an der werblichen Kommunikation mit Ihnen, etwa bei Bestandskundenwerbung, postalischer Werbung oder Umfragen auf Messen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sie können der Direktwerbung auf Grundlage eines berechtigten Interesses jederzeit widersprechen sowie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (siehe Ziff. 5.).
4. Empfänger
Grundsätzlich verarbeiten nur wir die bei Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder um Ihre oder unsere Interessen zu wahren oder unsere vertraglichen Pflichten zu erfüllen, etwa durch Einbindung externer Dienstleister sowie Berater und Prüfer.
Externe Dienstleister sind weisungsgebunden und erhalten Ihre Daten nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Leistungserbringung erforderlich ist. Mit externen Beratern und Prüfern werden stets Vereinbarungen geschlossen, welche die Vertraulichkeit aller Angaben sicherstellen.
Ihre Daten können insbesondere an folgende Empfänger weitergegeben werden: Konzernunternehmen, IT-Dienstleister (z.B. zur Kundendatenverwaltung oder für den Newsletter-Versand), Nachunternehmer (z.B. bei der Durchführung von vertraglich mit Ihnen vereinbarten Leistungen), Entsorgungsdienstleister, Behörden und Ämter, Banken.
Erfolgt die Übermittlung Ihrer Daten an ein Land außerhalb der EU (Drittland), so stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau vertraglich oder auf andere Weise, insbesondere durch geeignete Garantien (z.B. Zertifizierung nach EU-US Privacy Shield oder der Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln) sicher.
Wir arbeiten mit unseren Konzernunternehmen (siehe Liste) zusammen und tauschen im Rahmen der Erbringung unserer Dienste personenbezogene Daten aus, um wechselseitig Verarbeitungsvorgänge vorzunehmen. Wir und unsere Konzerngesellschaften sind gemäß Art. 26 DSGVO gemeinsame Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der zentralen Kontaktverwaltung im Rahmen des Customer-Relationship-Managements (CRM). Gemeinsamer Zweck ist die zentrale und effiziente Verwaltung von Geschäftskontakten im SPIE-Konzern. Hierzu kann es sein, dass insb. Ihre Kontaktdaten in zentralen und von allen Konzernunternehmen genutzten Systemen verarbeitet werden.
Wir haben insoweit innerhalb der Unternehmensgruppe in Vereinbarungen festgelegt, wer von uns welche datenschutzrechtlichen Verpflichtungen erfüllt. Die in Ziff. 5 beschriebenen Rechte haben Sie auch, soweit es hiesige Datenverarbeitung betrifft, gegen unsere Konzerngesellschaften.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern und soweit die Verarbeitung der Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung von Ihnen initiierter vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der effizienten Verwaltung von Daten von Geschäftspartnern und der Kontaktpflege gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Ihre Rechte
Ihnen steht jederzeit das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sie können die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten von Ihrer Seite angezweifelt wird. Ihnen steht auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Grundlage unseres berechtigten Interesses erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Zudem haben Sie jederzeit das Recht, der werblichen Nutzung (Direktwerbung) Ihrer Daten zu widersprechen. In diesem Falle werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Außerdem haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Sie haben auch das Recht sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.